POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

INTRODUCTION

Le présent Avis relatif à la protection des données et des Renseignements personnels (l’« Avis ») explique les pratiques de MLT Avocats Inc., concernant le traitement, notamment la collecte, l’utilisation, la divulgation, la rétention et la destruction, des Renseignements personnels conformément aux Lois applicables au Québec. L’Avis décrit également les droits à la protection des données dont bénéficient les Personnes concernées, notamment le droit de s’opposer à certains des traitements effectués par MLT Avocats Inc.

La préservation de la confidentialité des renseignements personnels obtenus dans le cadre de ses activités est cruciale pour MLT Avocats Inc. Les renseignements personnels sont recueillis, utilisés, divulgués et conservés conformément au Code civil du Québec et à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c. P -39.1 (les « Lois »). Par renseignement personnel, on entend tout renseignement concernant une personne permettant de l’identifier. Ceci inclut, entre autres, votre nom, adresse, adresse courriel, numéro de téléphone, genre, renseignements bancaires, renseignements quant à votre emploi, votre santé ou autre.

Cette politique décrit les principes et les pratiques qui guident MLT Avocats Inc., dans le traitement des renseignements personnels. MLT Avocats Inc., possède et exploite également un site Web à l’adresse www.mltavocats.com (le « site »).

ENGAGEMENT

MLT Avocats Inc., s’engage à s’acquitter de toutes les exigences relatives à la protection, à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation et à la conservation des renseignements personnels en vertu des Lois, des règles du Barreau du Québec, de son Code d’éthique et de déontologie des membres du Conseil d’administration du Barreau du Québec et des autres lois applicables. En outre, MLT Avocats Inc., s’assurera de mettre en place des mesures de sécurité raisonnables contre des risques tels que l’accès, la collecte, l’utilisation, la divulgation, la copie, la modification ou la destruction non autorisés de tout renseignement personnel sous sa garde et son contrôle.

RENSEIGNEMENTS QUE MLT AVOCATS INC., RECUEILLE SUR VOUS

Pour se conformer à ses obligations déontologiques et représenter aux mieux vos intérêts, MLT Avocats Inc., est amené à collecter des renseignements personnels.

Nous pouvons recueillir des renseignements personnels : (a) aux fins de déterminer si MLT Avocats Inc., peut ou non établir une relation professionnelle, ou (b) dans le cours d’une relation professionnelle, ou (c) lorsque nous recueillons des renseignements personnels, par exemple, lorsque vous nous fournissez des renseignements à votre sujet, ou au sujet d’un tiers associé à votre besoin d’obtenir des services juridiques. Ces renseignements dont nous disposons sont tenus strictement confidentiels et ne sont divulgués à quiconque, sauf avec l’autorisation expresse ou implicite de la personne ou de l’organisation concernée ou lorsqu’il est, ou tel qu’il est, requis ou permis par la loi applicable.

Dans le cadre de notre relation avec vous, nous serons amenés à collecter, utiliser, et parfois divulguer, différents types de renseignements personnels à diverses fins relativement aux services que nous fournissons selon les directives fournies par vous ou votre organisation. Compte tenu de la nature et la diversité de nos services, il est impossible de dresser la liste de tous les types de renseignements personnels pouvant être collectés, utilisés ou divulgués. Cependant, les renseignements personnels que nous collectons peuvent comprendre :

• votre nom complet;
• vos coordonnées, comme votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse courriel, ou vos titres professionnels;
• des renseignements permettant d’établir votre identité;
• des renseignements relatifs à vos exigences juridiques, situations, et intérêts;
• la question à savoir si vous vous êtes abonné ou désabonné à l’une ou l’autre de nos listes d’envoi ou avez accepté toute invitation de notre part;
• des renseignements relatifs à votre organisation ou autres organisations, y compris de l’information relative aux administrateurs, aux directeurs ou employés de nos clients ou autres parties, témoins, bénéficiaires, parties adverses, parties liées, parties en cause, partenaires d’affaires, investisseurs, actionnaires, détenteurs de titres, acheteurs, vendeurs, partenaires d’affaires, et clients des clients;
• des renseignements quant à vos préférences, notamment, si vous assistez à l’un de nos événements et que nous recueillons des données sur vos préférences alimentaires;
• vos renseignements de paiement; et
• tout autre renseignement personnel que vous nous fournissez volontairement.

Dans certains cas, nous recueillons des renseignements personnels auprès de tiers tels que des clients à qui nous fournissons des services juridiques, des autorités juridiques et de réglementation, d’autres organismes avec lesquels nous traitons (ou vous traitez), tels que des organismes gouvernementaux, des agences d’évaluation de crédit, des agences de recrutement, des fournisseurs de services ou de renseignements, et auprès d’autres registres accessibles à tous. Nous pouvons également recueillir des renseignements auprès de sources publiques dans le cadre d’une enquête ou de procédures relatives aux services juridiques que nous fournissons à l’un de nos clients. 

UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS RECUEUILLIS

MLT Avocats Inc., utilise et conserve des renseignements personnels sur ses clients, employés, fournisseurs et collaborateurs afin de fournir des services juridiques de qualité et remplir ses obligations envers le Barreau du Québec et le système judicaire en qualité d’officiers de justice. Ainsi, les renseignements recueillis permettent à MLT Avocats Inc., de :

• Fournir des informations et conseils juridiques à ses clients
• Offrir à ses clients un service de rédactions de contrats et documents juridiques
• Représenter et défendre les intérêts de ses clients
• Générer les formulaires et documents requis en fonction de la nature des dossiers
• Transmettre aux tribunaux les documents pertinents selon la nature des dossiers
• Assurer une saine gestion des dossiers
• Facturer les services rendus
• Mesurer le niveau de satisfaction des clients et des employés
• Assurer la mise en place de stratégie de développement de l’entreprise
• Mettre en place un environnement de travail sain et stimulant pour les employés et collaborateurs
• Maintenir des relations de confiance et de fiabilité avec nos fournisseurs
• Remplir ses obligations légales et déontologiques

COMMENT MLT AVOCATS INC. RECUEILLE VOTRE CONSENTEMENT?

Votre consentement à la cueillette, à l’utilisation ou à la divulgation adéquate de vos renseignements personnels sera valablement fourni :

• s’il est donné expressément par votre acquiescement écrit ou oral;
• si vous fournissez volontairement des renseignements personnels dans un but évident; ou
• si vous ne vous opposez pas à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels par MLT Avocats Inc., dans un délai raisonnable après que MLT Avocats Inc.. vous a clairement informé, incluant par l’entremise de la présente politique, de son intention de le faire et des fins poursuivies. Dans certains cas, MLT Avocats Inc. peut recueillir des renseignements personnels sur une personne sans son consentement, conformément aux Lois ou toute autre loi ou règlement le permettant.

PARTAGE ET TRANSFERT DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À DES TIERS

Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels pour se conformer à toute ordonnance du tribunal, loi ou procédure judiciaire, y compris pour répondre à toute demande gouvernementale ou réglementaire, conformément aux lois applicables, pour faire respecter ou appliquer nos conditions d’utilisation et autres accords ou si nous croyons que la divulgation est nécessaire ou appropriée pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de MLT Avocats Inc., ou d’autres personnes, le tout dans le respect de nos obligations légales et déontologiques. Cela comprend l’échange de renseignements avec d’autres entreprises et organisations à des fins de protection contre la fraude.

Lorsque les renseignements sujets au privilège ou confidentiels sont également des renseignements personnels, MLT Avocats Inc., demeure également liée par ses obligations en vertu des Lois à l’égard de ces renseignements personnels.

Exceptionnellement, MLT Avocats Inc. peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel qu’il détient sur cette personne ou un renseignement concernant une société visée au chapitre VI.3 du Code ou un autre groupe de professionnels : 1° à une personne ou à un comité visé à l’article 192 du Code ou au Tribunal des professions lorsque cela est nécessaire à l’exercice de leurs fonctions; 2° à un autre ordre professionnel visé par le Code ou à un organisme qui exerce des fonctions similaires ou complémentaires pour la protection du public lorsque cette communication est nécessaire pour une enquête, un processus d’inspection ou la délivrance d’un permis; 3° à l’Office des professions pour l’exercice de ses fonctions; 4° à toute autre personne par voie de communiqué, d’avis ou autrement, lorsque le renseignement se rapporte à des activités professionnelles ou autres activités de même nature de la personne concernée qui risquent de mettre en danger la vie, la santé ou la sécurité d’autrui.

Nous pouvons transférer les renseignements personnels que nous collectons ou que vous fournissez comme décrit dans la Politique à des fournisseurs de services et d’autres tiers que nous utilisons pour soutenir notre entreprise. Ces tiers sont contractuellement obligés de garder les renseignements personnels confidentiels, de les utiliser uniquement aux fins pour lesquelles nous les divulguons et de traiter les renseignements personnels selon les normes énoncées dans la Politique et en respect des Lois. Vos renseignements personnels sont traités et stockés au Canada. Dans l’éventualité où un transfert de renseignements personnels à l’extérieur du Canada serait nécessaire dans le cadre de l’exercice de notre mandat et de nos fonctions, ce transfert n’aura lieu que s’il est évalué que le renseignement bénéficierait d’une protection adéquate, notamment en considérant la sensibilité du renseignement, la finalité de son utilisation, les mesures de protection dont le renseignement bénéficierait, et le régime juridique applicable dans l’État où ce renseignement serait communiqué. Le transfert sera également soumis aux ententes contractuelles appropriées afin d’assurer cette protection adéquate.

MLT Avocats Inc., ne vend pas de renseignements à des tiers.

UTILISATION DU SITE WEB DE MLT AVOCATS INC.

Cette politique s’applique aux renseignements que nous recueillons, utilisons ou divulguons sur les membres du public et les utilisateurs du site. Le site Web de MLT Avocats Inc., utilise des fichiers témoins. Le fichier témoin est un petit fichier texte sauvegardé sur le disque dur de l’ordinateur de l’utilisateur. Ce fichier est complètement inoffensif et ne peut contenir de virus. Les fichiers témoins sont utilisés pour enregistrer certains comportements des visiteurs, comme le nombre de visites sur le site, le chemin parcouru et la durée de la visite. En aucun cas, le fichier témoin ne permet d’identifier le visiteur. Les données restent complètement anonymes et n’ont pour but que d’améliorer le site de MLT Avocats Inc., en fonction des besoins de ses visiteurs. Le site peut inclure des liens vers des sites Web tiers, des plug-ins, des services, des réseaux sociaux ou des applications. Cliquer sur ces liens ou activer ces connexions peut permettre au tiers de collecter ou de partager des renseignements vous concernant. Si vous suivez un lien vers un site tiers ou utilisez un plug-in tiers, veuillez noter que ces tiers ont leurs propres politiques de confidentialité et nous ne prenons aucune responsabilité pour ces politiques. Nous ne contrôlons pas ces sites tiers et nous vous encourageons à lire la politique de confidentialité de chaque site que vous visitez. À travers votre utilisation du site, vous acceptez les termes et les conditions de la politique. Tout changement fait à cette politique sera publié sur la présente page.

SÉCURITÉ DES DONNÉES

La sécurité de vos renseignements personnels est très importante pour nous. Nous avons mis en place des mesures de sécurité physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques appropriées et raisonnables afin de protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol, et contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés. Nous avons pris des mesures pour faire en sorte que seuls les membres de notre personnel qui doivent absolument avoir accès à vos renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions soient autorisés à y accéder. Les personnes qui travaillent pour MLT Avocats Inc., ou en son nom doivent :

• Faire des efforts raisonnables pour minimiser le risque de divulgation non intentionnelle de renseignements personnels;
• Prendre des précautions particulières pour s’assurer que les renseignements personnels ne sont pas surveillés, entendus, consultés ou perdus lorsqu’ils travaillent dans des locaux autres que les bureaux de MLT Avocats Inc.;
• Prendre des mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels lorsqu’il se déplace d’un endroit à l’autre.

Les sous-traitants ayant accès aux renseignements personnels dont MLT Avocats Inc., a la garde ou le contrôle seront informés de la présente politique de protection des renseignements personnels et des autres politiques et processus applicables pour assurer la sécurité et la protection des renseignements personnels. Tous les sous-traitants devront accepter de se conformer aux politiques et aux processus et aux Lois avant de commencer leur mandat pour le Barreau. Malgré ces mesures, aucune méthode de transmission ou de stockage n’est sûre à 100 % ni à l’abri d’une erreur. Par conséquent, nous ne pouvons malheureusement pas garantir une sécurité absolue. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sécurisée (p. ex. si vous craignez que les renseignements d’identification de votre compte soient compromis), veuillez nous contacter immédiatement en utilisant les coordonnées fournies ci-dessous. Si nous avons connaissance d’une brèche de sécurité touchant vos renseignements personnels, nous vous en informerons et nous aviserons aussi les autorités compétentes dès que possible, conformément aux Lois.

LA CONSERVATION DES DONNÉES

Sauf autorisation ou exigence des Lois ou de la réglementation applicable, nous ne conserverons vos renseignements personnels que le temps nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles nous les avons collectées, y compris aux fins de satisfaire aux exigences légales, comptables ou en matière d’avis aux instances gouvernementales et réglementaires appropriées. Dans certaines circonstances, nous pouvons anonymiser vos renseignements personnels afin qu’ils ne puissent plus être associés à vous. Nous nous réservons le droit d’utiliser ces données anonymes et dépersonnalisées à des fins légitimes, sans autre préavis ni consentement de votre part.

ACCÈS ET CORRECTION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Il est important que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient exacts et à jour. Veuillez nous tenir informés si vos renseignements personnels changent. Selon les Lois, vous avez le droit de demander l’accès et de corriger les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Si vous souhaitez examiner, vérifier, corriger ou retirer votre consentement à l’utilisation de vos renseignements personnels, veuillez vous adresser au responsable de la protection des renseignements personnels pour demander l’accès ou corriger tout renseignement personnel que vous nous avez fourni. La demande doit fournir suffisamment de détails pour nous permettre au Barreau de traiter la demande. Nous vous répondrons dans les 20 jours, à moins que nous prolongions le délai autorisé par les Lois. Nous ne pouvons pas accepter une demande de modification de renseignement si nous pensons que la modification enfreindrait une loi ou une exigence légale ou entraînerait des renseignements incorrects. Nous pouvons vous demander des renseignements spécifiques pour nous aider à confirmer votre identité et votre droit d’accès, et pour vous fournir les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ou pour apporter les modifications demandées. Les Lois applicables peuvent nous autoriser ou nous obliger à refuser de vous donner accès à tout ou partie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, ou nous pouvons avoir détruit, effacé ou rendu vos renseignements personnels anonymes conformément à nos obligations de conservation des dossiers et les pratiques. Si nous ne pouvons pas vous donner accès à vos renseignements personnels, nous vous informerons des raisons, sous réserve de toute restriction légale ou réglementaire.

Nous donnerons accès à vos renseignements personnels, sous réserve des exceptions énoncées dans la législation applicable en matière de confidentialité.

Adresse courriel du responsable de la protection des renseignements personnels : accesrp@mltavocats.ca

RETRAIT DE VOTRE CONSENTEMENT

 Lorsque vous avez donné votre consentement à la collecte, à l’utilisation et au transfert de vos renseignements personnels, vous pouvez avoir le droit légal de retirer votre consentement dans certaines circonstances. Pour retirer votre consentement, le cas échéant, contactez-nous à accesrp@mltavocats.ca. Veuillez noter que si vous retirez votre consentement, il se peut que nous ne puissions pas vous fournir un service particulier. Nous vous expliquerons alors l’impact du retrait de votre consentement pour vous aider dans votre décision.

MODIFICATIONS DE NOTRE POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous avons pour politique de publier toutes les modifications que nous apportons à notre politique de protection des renseignements personnels. Si nous apportons des modifications importantes à la manière dont nous traitons les renseignements personnels de nos utilisateurs, nous vous en informerons à l’adresse courriel principale indiquée dans votre compte.

Nous incluons la date de la dernière révision de la présente politique à la fin du présent document. Vous êtes responsable de vous assurer que nous avons une adresse courriel à jour, active et livrable pour vous, et de visiter périodiquement notre site et la présente politique pour vérifier tout changement.

COORDONNÉES ET ENGAGEMENT DE CONFORMITÉ

Pour tout commentaire, question ou demande concernant cette politique de protection des renseignements personnels et nos pratiques de confidentialité, veuillez nous écrire à : accesrp@mltavocats.ca. Nous avons mis en place des procédures pour recevoir et répondre aux plaintes ou demandes de renseignements concernant notre traitement des renseignements personnels, notre conformité à cette politique et aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels. Si vous n’êtes pas satisfaits de la façon dont MLT Avocats Inc., a traité vos renseignements personnels, vous pouvez nous transmettre une plainte. La plainte fera l’objet d’une enquête par le responsable de la protection des renseignements personnels de MLT Avocats Inc., qui déterminera si le traitement des renseignements personnels est conforme aux politiques, protocoles et pratiques de MLT Avocats Inc., et à toute autre loi applicable. Le responsable de la protection des renseignements personnels fera tous les efforts raisonnables pour résoudre les plaintes. La personne qui dépose la plainte sera informée de tout progrès ou résultat de l’enquête dans un maximum de 30 jours suivant la réception de la demande et/ou du délai additionnel nécessaire pour terminer l’enquête.

Approbation : Septembre 2023