POLITIQUE DE COLLECTE DES DONNÉES

INTRODUCTION

Le présent Avis relatif à la protection des données et des Renseignements personnels (l’« Avis ») explique les pratiques de MLT Avocats (ci-après « MLT ») concernant le traitement, notamment la collecte, l’utilisation, la divulgation, la rétention et la destruction, des Renseignements personnels conformément aux Lois sur la protection de la vie privée.

L’Avis décrit également les droits à la protection des données dont bénéficient les Personnes concernées, notamment le droit de s’opposer à certains des traitements effectués par MLT.

EXIGENCES RELATIVES À L’AVIS

L’Avis a été élaboré en conformité avec les Lois sur la protection de la vie privée applicables. Certaines dispositions de l’Avis pourraient dépasser les exigences de ces lois, auquel cas, MLT aura pleine latitude à l’égard de leur application.

Responsabilité : MLT est responsable du traitement des Renseignements personnels qu’elle traite et a nommé un chef de la protection des Renseignements personnels (le « CPRP ») qui s’assure que MLT se conforme aux Lois sur la protection de la vie privée.

Les coordonnées du responsable du traitement des Renseignements personnels (MLT Avocats) et de la personne chargée de la protection des renseignements personnels (Me Mireille Lavie Nana) sont : 2000, avenue McGill Collège, 6ème étage, Montréal, H3A 3H3. Tél & Téléc. : 514-806-3573

MLT recueille et traite les Renseignements personnels suivants :

Identité et coordonnées, y compris votre prénom, nom, adresse, numéro de téléphone, expérience professionnelle, formation ou antécédents professionnels et autres Renseignements personnels concernant vos préférences liées à nos services ;

Renseignements liés à la facturation, notamment votre compte bancaire et autres données requises pour le traitement des paiements et de la prévention de la fraude;

Renseignements de nature commerciale, notamment les renseignements fournis dans le cadre de la relation contractuelle ou de la relation client entre vous ou votre entreprise et MLT, ou autrement fournis volontairement par vous ou votre entreprise ;

Renseignements pertinents à nos conseils juridiques, notamment les Renseignements personnels pertinents pour les litiges, les plaintes, les enquêtes, l’arbitrage ou d’autres conseils juridiques demandés ;

Données portant sur le profil et l’utilisation, notamment des mots de passe pour accéder au site Internet de MLT ou aux plateformes ou services protégés par mots de passe, vos préférences quant à l’envoi de courriels de marketing de notre part, vos préférences en matière de communications et de renseignements portant sur la façon dont vous utilisez notre site Web, y compris les services que vous avez consultés ou recherchés, le temps de réponse des pages, les erreurs de téléchargement, la durée des visites et les renseignements concernant l’interaction avec les pages (notamment le défilement, les clics et les passages avec la souris). Pour en apprendre davantage sur notre utilisation des témoins ou d’une technologie similaire, veuillez consulter notre Politique concernant les témoins (cookies);

3.2.6 Données de nature technique, notamment les renseignements recueillis durant vos visites de notre site Web, l’adresse de protocole Internet (IP), les données sur les connexions, le type de navigateur et sa version, le type d’appareil, les paramètres du fuseau horaire, les types et versions des modules complémentaires du navigateur, le système d’exploitation et la plateforme. Pour en apprendre davantage sur notre utilisation des témoins ou d’une technologie similaire, veuillez consulter notre Politique concernant les témoins (cookies);

3.2.7 Données d’accès physique, relativement aux détails de vos visites de nos bureaux;

3.2.8 Renseignements personnels sensibles, notamment des renseignements sur votre origine raciale ou ethnique, vos opinions politiques, vos convictions religieuses, vos activités syndicales, votre santé physique ou mentale, votre vie sexuelle et votre orientation sexuelle ou des détails sur des infractions criminelles ou des données génétiques ou biométriques.

Par exemple, si nous vous représentons dans une affaire pénale et criminelle, nous recueillerons des renseignements sur les crimes présumés et tout passé criminel pertinent. Dans le cadre de représentations dans des affaires liées à l’emploi, notamment des différends portant sur des allégations de discrimination, les renseignements sur l’état de santé, la race, la religion ou l’orientation sexuelle peuvent être importants en ce qui a trait à la représentation. De même, des représentations pour des questions de nature fiscale ou de sécurité sociale pourraient également exiger que nous recueillions des Renseignements personnels sensibles, notamment lorsque nous prodiguons des conseils quant à l’admissibilité de certaines invalidités à la sécurité sociale ou aux avantages fiscaux. Lorsque nous traitons des Renseignements personnels sensibles dans le cadre de ces services à la clientèle et d’autres services comparables, nous le faisons de façon à vous aider ainsi que votre entreprise à établir ou à exercer des actions en justice ou à vous défendre contre celles-ci afin de satisfaire aux droits et aux obligations des lois applicables en matière d’emploi et de sécurité sociale.

Veuillez prendre note de ce qui suit :

Si vous nous fournissez des Renseignements personnels sur toute autre personne que vous, vos employés, des tiers, vos conseillers ou vos fournisseurs, vous devez vous assurer qu’ils comprennent l’utilisation qui sera faite de leurs Renseignements personnels, et qu’ils vous ont donné l’autorisation de nous les communiquer et de permettre à nos fournisseurs de les utiliser.

3.3 Fins de la collecte des Renseignements personnels

MLT recueille des Renseignements personnels sur la Personne concernée dans le but de gérer ses activités ainsi que de maintenir et d’établir des relations commerciales, tel qu’il est décrit dans cet Avis. MLT recueillera, utilisera et communiquera ces renseignements uniquement dans la mesure requise à ces fins. Si MLT devait utiliser ou communiquer des Renseignements personnels d’une Personne concernée à d’autres fins que celles mentionnées dans cet Avis, MLT obtiendra le consentement de la Personne concernée avant d’utiliser ou de communiquer ces renseignements, sauf dans les circonstances dont il est question à la section 3.9 de l’Avis.

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MLT recueille des Renseignements personnels, dans la mesure où la loi l’autorise, afin de :

a) Recruter, sélectionner et embaucher, le cas échéant, la Personne concernée;
b) Exercer, surveiller et analyser les activités de MLT ou l’exploitation du ou des sites Web de MLT;
c) S’assurer que le contenu figurant sur le site Web de MLT est présenté de façon efficace;
d) Communiquer du matériel promotionnel demandé par la Personne concernée et dont la Personne concernée peut se désabonner en cliquant sur le lien de désabonnement ou en suivant les directives de désabonnement figurant dans chaque courriel;
e) Soutenir la Personne concernée dans sa participation aux programmes de marketing ou de formation juridique continue, par exemple lorsque la Personne concernée a besoin d’être hébergée dans le cadre d’événements ou requiert une assistance technique dans le cadre de webinaires;
f) Protéger les droits et préserver la sécurité de MLT ainsi que ceux de tout tiers;
g) Se conformer aux exigences légales ou aux ordonnances des tribunaux;
h) Présenter et contester une procédure judiciaire ou d’arbitrage ou toute procédure analogue;
i) Communiquer ces renseignements à tout conseiller aidant MLT à se conformer aux exigences en matière de droit, de comptabilité ou de sécurité.
j) S’acquitter de toute obligation découlant d’un contrat conclu entre MLT et la Personne concernée ou respecter un contrat, ou prendre les mesures liées à un contrat conclu avec vous ou avec votre entreprise.

(i) vous enregistrer à titre de client de MLT;
(ii) fournir et administrer des services juridiques ou autres services ou solutions, selon vos directives ou celles de votre entreprise;
(iii) traiter les paiements, la facturation et le recouvrement;
(iv) traiter les demandes d’emploi.

k) Exercer nos activités et répondre à nos intérêts légitimes, plus particulièrement  pour:

(i) fournir des services juridiques et répondre à toute question et toute préoccupation liées aux services fournis par MLT et les traiter;
(ii) administrer et gérer les relations que nous entretenons avec vous, notamment la comptabilité, l’audit et la prise d’autres mesures liées à la qualité de nos relations d’affaires, l’identification de personnes autorisées à représenter nos clients, fournisseurs ou fournisseurs de services;
(iii) effectuer des vérifications des antécédents, lorsque nous y sommes autorisés;
(iv) examiner et améliorer nos services et nos communications et pour surveiller le respect de nos politiques et normes;
(v) gérer l’accès à nos bureaux et à des fins de sécurité;
(vi) assurer la sécurité de nos communications et autres systèmes et pour prévenir les menaces à la sécurité, les fraudes et autres activités criminelles ou malveillantes, et les détecter;
(vii) les assurances;
(viii) exercer ou défendre nos droits légaux ou se conformer aux ordonnances des tribunaux;
(ix) offrir des conseils et des services juridiques à nos clients;
(x) vous tenir au fait des dernières nouveautés, annonces et autres informations sur nos services et nos solutions (notamment des exposés, des bulletins et d’autres nouvelles), nos événements et initiatives; pour vous faire parvenir des détails sur les sondages auprès de clients, les campagnes de marketing, les analyses de marché et autres activités promotionnelles;
(xi) recueillir des renseignements sur vos préférences de façon à personnaliser nos communications avec vous et en améliorer la qualité;
(xii) communiquer avec la Personne concernée ou avec toute personne avec laquelle travaille la Personne concernée sur des questions liées à son dossier – et non à des fins promotionnelles.

l) Aux fins requises par la loi, notamment la rétention des données, les vérifications de conformité ou le dépistage et le signalement (par exemple, blanchiment d’argent, vérifications financières et de crédit, prévention et détection des fraudes et des crimes, sanctions commerciales et lois sur l’embargo). Nous pouvons notamment effectuer des vérifications automatisées des Renseignements personnels que vous fournissez concernant votre identité par comparaison avec des bases de données pertinentes et communiquer avec vous afin de confirmer votre identité ou monter des dossiers de nos communications avec vous à des fins de conformité.

m) Lorsque vous nous donnez votre consentement :

(i) pour vous tenir au fait des dernières nouveautés, annonces et autres renseignements sur nos services et nos solutions (notamment exposés, bulletins et autres nouvelles), nos événements et initiatives; pour vous faire parvenir des détails sur les sondages auprès de clients, les campagnes de marketing, les analyses de marché et autres activités promotionnelles;
(ii) pour recueillir des renseignements sur vos préférences de manière à personnaliser nos communications avec vous et en améliorer la qualité.

MLT vous fournira uniquement des informations liées au marketing si vous avez, dans les cas où la loi l’exige, choisi de recevoir des communications de cette nature ou que vous avez l’occasion en tout temps de ne plus recevoir ce type d’informations.

MLT n’utilisera pas vos Renseignements personnels dans le but de prendre des décisions automatisées pour créer des profils ou ayant une incidence sur les profils à d’autres fins que celles mentionnées ci dessus.

MLT n’utilisera pas les Renseignements personnels à d’autres fins que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf si la Personne concernée y a consenti, à moins que:

a) des motifs de nature légale, médicale ou de sécurité ne permettent pas d’obtenir le consentement; ou
b) MLT soit autorisée à le faire ou soit tenue de le faire en vertu des lois applicables.

3.4 Circonstances de la collecte des Renseignements personnels

Les circonstances dans lesquelles MLT peut recueillir des Renseignements personnels vous concernant comprennent les suivantes :

a) lorsque vous ou votre entreprise cherchez à obtenir des conseils juridiques auprès de nous ou utilisez l’un de nos services clients en ligne;
b) lorsque votre entreprise ou vous offrez de nous fournir, ou nous fournissez, des services;
c) lorsque les Renseignements personnels nous sont fournis par un tiers parce que vous êtes visé par les conseils juridiques qu’on nous a demandé de fournir à ce tiers, ou que vos renseignements y sont pris en compte de toute autre façon (par exemple, si on nous demande de donner des conseils dans le cadre d’un conflit de travail ou lorsque vous faites l’objet d’une enquête qu’on nous a demandé de mener);
d) lorsque vous communiquez avec nous par téléphone, courriel ou autres moyens électroniques, ou par écrit, ou lorsque vous nous fournissez directement d’autres renseignements, notamment dans le cadre de conversations tenues avec nos avocats, nos consultants et tout membre de l’équipe MLT;
e) lorsque votre entreprise ou vous remplissez un formulaire, formulez une demande, interagissez ou naviguez sur notre site Web ou autres plateformes en ligne;
f) lorsque vous participez à nos formations ou autres événements ou que vous vous inscrivez afin que nous vous transmettions des renseignements y compris sur des formations;
g) dans le cadre de demandes de renseignements auprès de votre entreprise, d’autres entreprises avec lesquelles vous avez des relations, notamment d’anciens employeurs et des établissements d’enseignement, ou auprès de tiers, notamment des organismes gouvernementaux, une agence d’évaluation, des fournisseurs de services d’information ou par le biais de documents publics.

3.5 Conséquences d’un refus de fournir des Renseignements personnels

Vous pouvez refuser de nous communiquer certains Renseignements personnels, cependant nous pourrions alors ne pas être en mesure de vous fournir le service demandé, mettre en œuvre vos directives ou de donner suite à un contrat conclu avec vous ou que nous tentons de conclure. Dans cette éventualité, nous pourrions devoir annuler notre engagement à votre égard. Vous serez cependant Avisé si cette situation devait se présenter.

3.6 Limitation de la collecte

MLT limite sa collecte de Renseignements personnels aux renseignements nécessaires à la gestion de ses affaires ainsi qu’au maintien et à l’établissement de relations commerciales.

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3.7 Collecte de Renseignements personnels auprès de tiers

MLT ne recueillera de Renseignements personnels sur une Personne concernée auprès de tiers qu’après avoir obtenu le consentement de la Personne concernée  ou que dans la mesure où la loi l’autorise. Une Personne concernée peut aussi fournir à MLT des Renseignements personnels sur d’autres individus. La Personne concernée consent à obtenir, avant que ces renseignements ne soient communiqués à MLT, le consentement Avisé de chaque individu quant à la communication de ses Renseignements personnels et à l’utilisation ultérieure par MLT de ces Renseignements personnels, conformément à cet Avis, à moins que la loi ne le permette autrement.

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3.8 Traitement des données pendant l’utilisation de notre site Web

3.8.1 Information recueillie à la suite de l’utilisation du site Web par une Personne concernée

Afin de faciliter votre utilisation du site Web de MLT ou pour des communications futures, MLT ou ses fournisseurs de services peuvent utiliser des témoins (cookies) pour recueillir des renseignements relatifs à la connexion Internet et la manière et le moment de votre consultation du site Web.

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3.8.2 Fonctionnalités des widgets de médias sociaux

Le site Internet de MLT peut comprendre des fonctionnalités propres aux médias sociaux comme le bouton « Partager » ou encore des mini-programmes interactifs qui sont exploités à partir du site Web de MLT.

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3.8.3 Liens vers des sites de tiers

Le site Web de MLT comprend des liens vers d’autres sites Internet qui sont régis par des pratiques de protection des Renseignements personnels qui peuvent être différentes de celles de MLT.

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3.9 Divulgation et rétention

3.9.1 Divulgation de vos Renseignements personnels

MLT pourrait communiquer vos Renseignements personnels:

(i) à nos entités membre du même groupe dans le cadre de notre prestation de services à votre égard, tel qu’il est indiqué dans cet Avis.
(ii) à des tiers, notamment certains fournisseurs de services auxquels nous faisons appel dans le cadre des services juridiques que nous offrons, notamment des avocats, des professionnels, des consultants, des médiateurs, des experts et autres spécialistes juridiques, tels que des cabinets d’avocats, afin d’obtenir des conseils spécialisés ou juridiques à l’étranger, des traducteurs, des services d’évaluation en formation, des messagers et autres entités requises;
(iii) à l’un de nos clients, si nous avons recueilli vos Renseignements personnels dans le cadre de services juridiques fournis à celui-ci, et, si la loi l’autorise, à d’autres personnes dans le cadre de la prestation de ces services;
(iv) à des tiers, à titre confidentiel, afin d’obtenir vos commentaires sur la prestation de services du cabinet, de façon à nous permettre d’évaluer notre rendement et d’améliorer et de promouvoir nos services;
(v) à des sociétés fournissant des services contre le blanchiment d’argent et de vérifications de financement du terrorisme, d’atténuation du crédit et à des fins de prévention de la fraude et du crime, et des sociétés fournissant des services analogues, notamment des institutions financières, des agences d’évaluation du crédit et des organismes de réglementation avec lesquels ces Renseignements personnels sont partagés;
(vi) à des tribunaux, des autorités chargées de l’application des lois, des autorités de réglementation, des fonctionnaires ou des procureurs ou toute autre partie lorsque cela est raisonnablement nécessaire afin d’engager, d’exercer ou de s’opposer à une procédure légale, ou dans le cadre d’un processus de règlement alternatif des différends;
(vii) à des fournisseurs de services auxquels nous faisons appel au sein ou à l’extérieur de MLT, à l’intérieur du pays ou à l’étranger, par exemple des centres de services partagés, en vue du traitement de Renseignements personnels pour l’une ou l’autre des fins citées ci dessus en notre nom et conformément à nos directives uniquement;
(viii) à l’éventuel vendeur ou acheteur, si nous acquérons ou vendons une entreprise ou des actifs.

3.9.2 Collecte, utilisation, divulgation et stockage à l’extérieur du Canada

MLT, ses tiers fournisseurs de services et autres tiers à qui MLT divulgue des renseignements aux termes de l’Avis peuvent exercer des activités à l’extérieur du Canada. Tout renseignement personnel d’une Personne concernée utilisé, stocké ou consulté dans des pays étrangers peut être assujetti aux lois de ces pays (par exemple, lorsqu’un tiers fournisseur de services exerce des activités à l’échelle mondiale). Par conséquent, les Renseignements personnels peuvent être divulgués à la suite de demandes ou d’exigences valides d’autorités gouvernementales, de tribunaux ou d’autorités chargées de l’application des lois de pays étrangers.
Pour toute question au sujet de la collecte, l’utilisation, la divulgation ou le stockage de Renseignements personnels à l’extérieur du Canada, veuillez communiquer avec le CPRP de MLT dont les coordonnées figurent ci-dessus au paragraphe 3.1.2.

3.9.3 Rétention

MLT ne conservera les Renseignements personnels que durant la période raisonnablement nécessaire pour satisfaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, y compris dans le but de satisfaire aux exigences légales, comptables et de divulgation et, de faire valoir ou défendre ses droits.
Pour toute question au sujet de la rétention de Renseignements personnels, veuillez communiquer avec le CPRP de MLT dont les coordonnées figurent ci-dessus au paragraphe 3.1.2.
À l’échéance de la période de rétention applicable, nous détruirons de manière sûre vos Renseignements personnels conformément aux lois et règlements applicables et à la politique de rétention des documents de MLT.

3.10 Exactitude

MLT déploie des efforts raisonnables pour maintenir l’exactitude des Renseignements personnels d’une Personne concernée et à voir à ce que ceux-ci soient complets et à jour. MLT ne mettra pas régulièrement à jour les Renseignements personnels d’une Personne concernée, à moins que ce soit nécessaire. Si vous constatez des inexactitudes dans nos dossiers ou si vos Renseignements personnels changent, veuillez en informer MLT, sans délai.

3.11 Protection des Renseignements personnels

MLT est résolue à protéger la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et le caractère privé des Renseignements personnels d’une Personne concernée. MLT a recours à des mesures de protection qui sont d’usage dans le milieu juridique et qui sont raisonnables compte tenu de la sensibilité des Renseignements personnels, notamment des mesures de sécurité matérielles, électroniques et organisationnelles.

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Par exemple, MLT restreint l’accès à ses bureaux,  forme son personnel et ses associés en conséquence, limite l’accès aux Renseignements personnels, lesquels ne sont divulgués que de façon ponctuelle et tel que prévu au présent Avis, a recours à des mots de passe et met en place des politiques et des pratiques internes bien définies.
Malheureusement, la transmission de renseignements par Internet n’est pas complètement sécuritaire. Bien que MLT fasse de son mieux afin de protéger les Renseignements personnels d’une Personne concernée, MLT ne peut pas garantir la sécurité des transmissions de renseignements par le biais de son site Web. Toute transmission d’une Personne concernée est effectuée à ses risques et périls. Lorsque nous aurons reçu les renseignements d’une Personne concernée, nous appliquerons nos mesures de sécurité afin de tenter de prévenir tout accès, utilisation et divulgation non autorisés.
MLT pourra stocker et traiter les Renseignements personnels d’une Personne concernée à ses bureaux de Montréal ou de Québec. MLT a établi des ententes et des contrôles avec tout tiers fournisseur de services afin d’exiger que ceux-ci protègent, de façon comparable à ce qui est prévu au présent Avis, les Renseignements personnels qu’ils stockent, manipulent et traitent les Renseignements personnels.

3.12 Ouverture, transparence

MLT s’engage à faire preuve  de transparence à l’égard de ses politiques et invite les Personnes concernées à communiquer avec le CPRP pour toute question ou à visiter le site Web de MLT.

3.13 Vos droits

Vous avez divers droits relativement à notre utilisation de vos Renseignements personnels :
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a) Accès : Vous avez le droit de demander une copie de vos Renseignements personnels que nous conservons ou de consulter ceux-ci. Cependant, nous ne pouvons pas vous communiquer de Renseignements personnels vous concernant lorsque leur divulgation révélerait des Renseignements personnels sur une autre personne ou constituerait une violation des lois applicables. Si vous souhaitez obtenir une copie de vos Renseignements personnels ou consulter ceux-ci, veuillez communiquer avec nous par le biais des coordonnées fournies en 3.1.1.
b) Exactitude : Nous cherchons à nous assurer que vos Renseignements personnels sont exacts, à jour et exhaustifs. Nous vous invitons à communiquer avec nous en utilisant notre formulaire prévu à cette fin pour nous Aviser si certains de vos Renseignements personnels ne sont pas exacts ou si des changements y ont été apportés afin que nous puissions nous assurer de maintenir vos Renseignements personnels à jour.
c) Refus : Dans certaines circonstances, vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos Renseignements personnels et de nous demander de bloquer, d’effacer vos Renseignements personnels et d’en limiter l’accès. Si vous souhaitez que nous cessions d’utiliser vos Renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous en utilisant le formulaire prévu à cette fin.
d) Droit à la limitation : Vous avez le droit de demander à MLT de limiter l’utilisation de vos Renseignements personnels dans certaines circonstances.
e) Portabilité : Vous avez le droit de demander à ce que certains de vos Renseignements personnels vous soient fournis, ou à un autre responsable du traitement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
f) Effacement : Vous avez le droit d’effacer vos Renseignements personnels lorsqu’ils ne sont plus requis aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou lorsque, notamment, vos Renseignements personnels ont été utilisés illégalement.
g) Plaintes : Si vous êtes d’Avis que vos droits à la protection de Renseignements personnels ou de données ont pu être enfreints, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle applicable ou d’avoir recours aux tribunaux.
Vous pouvez, à tout moment, exercer tout droit susmentionné en communiquant avec le CPRP ou en remplissant notre formulaire prévu à cette fin.

3.13.2 Accès aux renseignements

Les Personnes concernées peuvent s’enquérir de leurs Renseignements personnels en communiquant avec le CPRP ou en déposant une demande de consultation de leurs renseignements au courriel infodata@MLT.ca.

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MLT répondra généralement à toutes les demandes d’accès dans les 28 jours suivant la réception de tous les renseignements requis. Lorsque MLT n’est pas en mesure d’accorder l’accès, ou si un délai supplémentaire est requis pour satisfaire à une demande, MLT informera par écrit la Personne concernée.

MLT pourrait ne pas transmettre certains types de renseignements aux Personnes concernées en raison d’exceptions stipulées dans les lois applicables (par exemple, lorsque les dossiers de MLT renferment des renseignements sur d’autres Personnes concernées, que les renseignements ont été produits dans le cadre d’un processus de règlement des différends, que les renseignements ont été recueillis pour faire enquête sur une violation d’une entente ou une infraction aux lois applicables ou que les renseignements sont assujettis à un privilège juridique). Dans la mesure du possible, MLT retranchera les renseignements qui ne seront pas communiqués et donnera à la Personne concernée l’accès aux autres renseignements. Si MLT devait ne pas être en mesure d’accorder l’accès aux Renseignements personnels à la Personne concernée ou de les lui communiquer, MLT fournira une explication, sous réserve de restrictions, à la Personne concernée.

Dans certaines circonstances, notamment si la demande est excessive ou sans fondement, MLT peut exiger des frais d’administration à la Personne concernée aux fins d’accès à ses Renseignements personnels; MLT peut également facturer les copies supplémentaires. Avant de donner suite à une demande, MLT informera la Personne concernée si des frais doivent lui être facturés.

3.13.3 Droit de retirer un consentement

Si vous avez donné votre consentement à la collecte, au traitement ou au transfert de vos Renseignements personnels, vous avez le droit de retirer en totalité ou en partie ce consentement.

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Pour retirer votre consentement, veuillez cliquer sur les liens de désabonnement de tout courriel de marketing qui vous est envoyé, communiquer avec le CPRP ou encore utiliser notre formulaire prévu à cette fin.

Lorsque nous aurons reçu votre Avis que vous avez retiré votre consentement, nous n’utiliserons plus les renseignements aux fins pour lesquelles vous aviez donné votre consentement, à moins qu’il existe un autre motif de droit à l’égard du traitement. Le fait de retirer un consentement à recevoir des courriels de marketing n’aura pas d’incidence sur le traitement des Renseignements personnels dans le cadre de la prestation de nos services juridiques.

3.14 Résolution de préoccupations

Dans la mesure du possible, MLT traitera de façon confidentielle les signalements, les craintes ou préoccupations, les plaintes ou les incidents soulevant une conduite qui enfreint l’Avis. Par contre, la divulgation pourrait être requise aux fins de l’enquête, pour remédier de manière adéquate aux problèmes soulevés et mettre en place des solutions, le cas échéant.

3.14.1 Signalement d’un incident et processus de communication et d’escalade des questions litigieuses

MLT prend au sérieux tous les cas de violation de la vie privée, qu’ils soient potentiels ou réels.

Les Personnes concernées peuvent faire part de leurs préoccupations concernant la collecte, l’utilisation, la divulgation, la rétention ou la destruction de leurs Renseignements personnels directement au CPRP de MLT.

Le CPRP fera appel aux instances supérieures appropriées pour l’aider à résoudre le problème.

3.14.2 Autres mesures

Bien que MLT soit déterminée à résoudre à l’interne toutes les questions portant sur la vie privée, rien dans l’Avis n’empêche une Personne concernée de communiquer avec le commissaire à la protection de la vie privée fédéral ou provincial approprié.

3.14.3 Interdiction d’engager des représailles

MLT n’engagera pas de représailles contre une Personne concernée qui, en toute bonne foi et en se fondant sur des motifs raisonnables, soulève des questions ou des craintes concernant sa vie privée.

MÉCANISME DE SURVEILLANCE / DE CONTRÔLE

Le comité de protection des données (« CPD ») de MLT effectue régulièrement des examens des incidents communiqués et des questions soulevées par le biais des signalements d’un incident et du processus de communication et d’escalade des questions litigieuses afin de repérer les problèmes de nature systémique et d’y répondre.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS

Il incombe à MLT de communiquer l’Avis et de s’assurer que les membres de son équipe respectent intégralement tous les aspects pertinents de l’Avis et des lignes directrices connexes.

5.1 Unités d’affaires et opérationnelles

Les unités d’affaires ou opérationnelles qui recueillent, utilisent ou divulguent les Renseignements personnels d’une Personne concernée à d’autres fins qu’aux fins prévues à l’Avis doivent s’assurer que ces activités respecte les exigences en matière de collecte, d’utilisation, de divulgation, de rétention et de destruction des Renseignements personnels prévus à l’Avis.

5.2 CPRP de MLT

Le CPRP de MLT supervise les activités du CDP. Le CPRP participe aux procédures de signalement des incidents au CPD ainsi qu’a la formation et la sensibilisation du personnel aux enjeux reliés à la protection des données. Le CPRP agit en tant que lien officiel de MLT entre les commissaires à la protection de la vie privée ou les autorités de contrôle compétentes.

5.3 CPD

Le CPD a la responsabilité de donne des conseils juridiques au CPRP et guide le CPRP afin que celui-ci traite adéquatement les demandes d’accès et les plaintes relatives à la protection de la vie privée.

MISE À JOUR ET RÉVISION

L’Avis prend effet le 1er novembre 2018 et remplace toutes les versions antérieures. La prochaine révision est prévue le 1er novembre 2019.

MLT se réserve le droit d’interpréter l’Avis à son entière discrétion et d’y apporter de temps à autre les modifications qu’elle jugera appropriées, sans préavis.
Les Lois sur la protection de la vie privée évoluent constamment et, par conséquent, cet Avis peut faire l’objet de temps à autre de modifications par MLT, à son entière discrétion et sans préavis ou sans responsabilité envers une Personne concernée ou toute autre personne. La collecte, l’utilisation et la divulgation des Renseignements personnels d’une Personne concernée par MLT seront régies par la version de l’Avis en vigueur à ce moment-là.